Bom Dia!

Quero anunciar, oficialmente, que a Empresa 'Audrey Baldez - Assessoria em Eventos' esta em novo endereço.

Agora estou em Lençóis na Chapada Dimantina - Bahia.

Estive focada em outras atividade, também relacionadas ao turismo.

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Reativando.

Como fazer eventos com menos impacto ambiental, social e econômico

Planejamento estratégico das empresas e organizações deve focar em medidas de engajamento do público, minimizar transtornos ao entorno e deixar um legado para as comunidades afetadas

Por Letícia Alasse, do Mundo do Marketing | 06/02/2012

leticia@mundodomarketing.com.br

Promover relacionamento com o público, divulgar uma marca e desenvolver setores da economia brasileira são os principais objetivos da indústria de eventos no país. Grandes projetos, no entanto, geram também enormes impactos ao meio ambiente, à sociedade e à economia. As grandes empresas já se preocupam com os danos causados e tentam minimizá-los, no entanto, com o crescimento do conceito no mercado, as companhias procuram seguir medidas simples para se posicionarem como sustentáveis.

Com o intuito de auxiliar os organizadores neste processo, a ABNT Brasil instituiu a norma ISO 20121. A medida estará vigente a partir de junho deste ano e não será obrigatória, porém trará diretrizes para os gestores de produção, oferecendo soluções para as empresas desenvolverem a sustentabilidade em eventos, propondo mudanças em todas as etapas de planejamento.

“As propostas são de que os impactos causados tanto na questão ambiental quanto social e econômica sejam medidos pelas empresas e também pelos stakeholders, que são os fornecedores, organizadores, patrocinadores, público visitante e osparticipantes. Desejamos que todos os envolvidos possam medir quais os impactos causados nestas três áreas e tentem minimizar os danos das ações”, declara Daniel de Freitas, Diretor de Sustentabilidade do Instituto Brasileiro de Eventos (IBEV), em entrevista ao Mundo do Marketing.

Conscientização e engajamento de todos os envolvidos
Uma das preocupações abordada nas diretrizes do ISO 20121 é o engajamento do público e dos participantes nos eventos. É necessário que as empresas transmitam a conscientização de que os ouvintes e os palestrantes fazem parte do projeto de sustentabilidade e não são apenas agentes passivos no processo. Os visitantes estão incluídos nos impactos desde a forma como escolhem comparecer à programação, se pensam no desperdício de combustível e optam pelo transporte público ou a bicicleta.

Os fornecedores também estão envolvidos na ação. Recrutar profissionais e utilizar materiais próximos ao local do evento são formas de cortar custos e diminuir os poluentes no ar. A realização da apresentação e as embalagens utilizadas fazem parte de uma gama de informações que precisam ser avaliadas ao longo do processo de planejamento. “As lixeiras de coleta seletiva, por exemplo, servem para a empresa realizar a divisão de materiais orgânicos e recicláveis, mas se o participante do evento não colabora colocando o lixo no lugar certo, a iniciativa não cumpre o seu objetivo. É preciso, portanto, conscientizar o público de que ele é parte do procedimento”, afirma Freitas.  

O engajamento das comunidades também está relacionado ao legado que os eventos deixam para a região. “Uma empresa realizou um evento fora dos seus domínios e queria montar um cenário. A companhia escolheu contratar uma ONG de artesãos locais e o cenógrafo da empresa treinou os trabalhadores da comunidade, que montaram todo o projeto. Os custos foram bem menores do que se chamassem profissionais de outra cidade e ainda gerou um impacto positivo, pois deixaram um conhecimento naquela comunidade”, explica Flávia Goldenberg Vice-Presidente de Relações Institucionais da Associação de Marketing Promocional (AMPRO), em entrevista ao portal.

Eventos precisam gerar legado e minimizar impactos sociais

As empresas, normalmente, focam a sustentabilidade em ações de diminuição de impacto ambiental, como a reciclagem e o descarte correto dos resíduos após eventos. Os impactos sociais, no entanto, não são prioridades no planejamento e causam grandes transtornos para os cidadãos. Como lembra o Diretor de Sustentabilidade do Ibev, em 2010, a Igreja Universal convocou a população para participar de um culto na Enseada de Botafogo, com a previsão de 100 mil pessoas, entretanto, compareceram um milhão. O evento causou uma desordem no trânsito de toda a Zona Sul do Rio de Janeiro durante horas e não havia também transportes e banheiros para atender a todos os presentes.

Os impactos devem ser previstos antes da realização dos eventos para não gerarem tumultos. As Olimpíadas 2016, no Rio de Janeiro, receberam grande apoio da população para serem sediadas no país, no entanto, quando começaram a construir a estrutura para receber o evento e desapropriaram casas por preços mais baixos que os valores dos imóveis, houve reclamação das mesmas pessoas que vibraram com a escolha da cidade como sede.

É necessário que os eventos tragam benefícios para os moradores da região antes, durante e depois da realização. Os organizadores devem se perguntar: a Vila Olímpica servirá a população? As estruturas montadas serão voltadas para o acesso de qualquer pessoa? As tendas utilizadas no Fórum Global Mundial ECO 92, no Aterro do Flamengo, no Rio de Janeiro, por exemplo, foram transformadas em Lonas Culturais depois do evento.

Por iniciativa da Secretaria de Cultura, a estrutura serviu ao propósito de levar atividades culturais a preços populares para regiões da cidade com baixo IDH e sem equipamentos culturais, tornado-as pontos de entretenimento para a população. “Sustentabilidade pressupõe acessibilidade, inclusão e um legado. O Festival de Inverno de Campos do Jordão é lembrado por várias marcas durante a alta temporada, mas nenhuma se preocupa em deixar uma herança social ou gerar um efeito positivo para os moradores da cidade no resto do ano”, expõe Flávia.

Investimentos a longo prazo e mudança de comportamento
Além dos impactos ambientais e sociais, as empresas precisam ficar atentas aos econômicos, que não são apenas o retorno financeiro do evento, mas todos os investimentos feitos para trazer progresso ao espaço utilizado. Os organizadores necessitam compreender os gastos de uma produção mais sustentável para perceber que a opção aparentemente mais cara é também a mais rentável.

“Nos eventos que ajudamos a organizar, sugerimos que as empresas usem produtos biodegradáveis na limpeza. Elas alegam que o material é muito mais custoso, mas, na verdade, o produto sai até mais barato. Acontece que, na comparação de um litro de ambos, o biodegradável é mais caro, por outro lado a diluição dele é bem maior que um desinfetante comum, com concentração de um para 500 litros de água, o que acaba sendo compensador”, diz o Diretor de Sustentabilidade da IBEV.

Os orçamentos dos eventos saem em média 10% a 15% mais caros que os comuns, segundo a agência ConceitoEco. Alimentos orgânicos, tecidos de material PET e banners de algodão ainda custam mais que as alteranativas tradicionais, mas é necessário enxergar a sustentabilidade como um processo de maturidade, dentro das condições operacionais e financeira de cada corporação.

Começar com pequenas ações
Atualmente, as empresas recebem do IBEV uma certificação de sustentabilidade de acordo com as realizações prometidas e cumpridas pela companhia durante o evento. São divididas em cinco níveis, que buscam estimular as empresas a refletirem sobre como diminuir os seus impactos com uma certificação mínima até uma de excelência na estratégia.

“A certificação funciona de forma que as empresas se propõem a fazer determinadas coisas, como utilizar 90% da iluminação do evento com lâmpadas LED e com isso reduzir ‘x’ de consumo de energia, usar o ar condicionado com um termostato que quando a sala estiver vazia desliga sozinho, sensores de presença para as luzes e assim por diante”, exemplifica Freitas.

A realização de pequenas mudanças na produção pode trazer diferenças para a imagem e postura da empresa. O uso de equipamentos de segurança para a equipe de montagem, o oferecimento de alimentos orgânicos e a acessibilidade dos portadores de deficiências físicas são exemplos de medidas práticas e sustentáveis.

“Antes de ser executado, o evento tem de ser raciocinado de forma sustentável no seu planejamento estratégico, desde a ambientação, que inclui locais que possam utilizar o máximo de luz natural para economizar energia elétrica, até a consideração que existem pessoas que não comem carne. O espaço também deve ter uma ampla disponibilidade de transportes públicos”, alega Ana Paula Caribé, Diretora da agência Conceito Eco, em entrevista ao Mundo do Marketing. 

Falsas compensações para a natureza
A execução de medidas sustentáveis em eventos, por vezes, tem perdido o seu real foco, que é a diminuição dos impactos causados, por uma regra de compensações de emissões de carbono na atmosfera sugerida pela Unesco. A iniciativa é válida em alguns casos, entretanto, muitas companhias deixam de se preocupar com os danos que podem acarretar a uma comunidade para calcular o quanto emitiram de dióxido de carbono (CO2) e fazerem uma margem de compensação.

O ressarcimento pode ser feito plantando árvores. O processo é demorado e gerará retorno depois de 15 a 20 anos, além de não ser garantido que o plantio dê certo. Outro meio é a compra de créditos de carbono na Bolsa de Valores, gerados por medidas que transformaram CO2 em oxigênio puro. Estes caminhos não tornam o evento mais sustentável, mas maquiam uma possível falta de maturidade da empresa em lidar com os seus problemas.

“Uma indústria não pode despejar resíduos químicos no mar e nos rios e depois compensar com a plantação de árvores. Os impactos sociais que a empresa pode causar não têm como serem indenizados. Se não foram previstos equipamentos para a participação de pessoas deficientes, como uma rampa de acesso ao palco, e o palestrante é uma cadeirante, o constrangimento da pessoa e do público será irreparável. Aconselhamos as empresas a pensarem primeiro na redução e não na compensação, que apenas atinge o meio ambiente e a sustentabilidade é um tripé”, finaliza o Diretor de Sustentabilidade da Ibev. 

Para que "Feira" estou levando minha empresa, produtos e serviços?

por Audrey Baldez

"Pelas suas características abrangentes, uma única feira pode facilmente receber milhares de visitantes. Assim, esse tipo de evento é extremamente interessante para os empreendimentos [...]" (Britto e Fontes, 2006).

     Essa é uma afirmação corretíssima, porém alguns questionamentos devem ser feitos antes de escolher e decidir se vamos participar de uma feira e de qual feira.

       Uma feira recebe sim milhares de visitantes, mas quem são estes visitantes?

       Muitas feiras, são chamadas de feiras, mas são realmente Feiras? Ou são Festas Regionais?

     

       Podem ser Feiras de Negócios sim, mas são feiras direcionadas para o meu/seu negócio?

    Feiras devem ser eventos que são direcionados para um determinado tipo de produto em que as empresas, indústria e varejo desses mesmo produtos desde a matéria prima se reúnem mostrando os seus serviços e produtos, matérias-primas que de alguma forma estão correlacionados e dessa forma os participantes da feira poderão fazer negócios, ver o que esta sendo oferecido no mercado relacionado a esses produtos desde a matéria-prima até uma ampla diversidade de produtos que podem ser produzidos com tal matéria, dessa forma, podendo estar em contato com uma vasta carta de opções em fornecedores, produtores, e tudo o mais que estiver correlacionado a um determinado nicho da indústria ou mercado.

      
        Existem feiras internacionais gigantesca que demonstram com perfeição o que são verdadeiras Feiras de Negócios. Um exemplo são as feiras internacionais que acontecem na Alemanha em Koelnmesse e em Messe Düsseldorf que aqui no Brasil são representadas pela MDK Feiras Internacionais, tais como a K Time que terá sua próxima edição em 2013 realizada em Messe Düsseldorf onde acontecem em torno de outras 40 feiras anuais no mesmo estilo, "destas, 23 são conhecidas em suas áreas como as mais importante do mundo, posicionando-se assim no ponto mais alto do podium da concorrência". A K Time é um exemplo de  feira internacional em que o foco são plásticos e borrachas do mundo inteiro, ou seja, tudo o que estiver correlacionado a plásticos e borrachas poderá ser visto lá e esse é o molde de feira para quem quer fazer negócios seja lá qual for o seu segmento ou setor.

    
      Conhecendo como funcionam essas grandes feiras, informando-se sobre elas fica mais fácil reconhecer quais são as características de uma verdadeira feira de negócios para o seu negócio em específico, em que valerá a pena investir tempo e dinheiro participando dela.

    
      Calçados, alimentos, confecções, agronomia, pecuaria? Qual é o seu negócio? Busque onde estão os seus fornecedores, onde esta o seu público. Esse público vai estar lá? Você vai ver lá o que quer ver? Vai ter algum retorno? Em alguns casos, dependendo de seu objetivo, se a resposta para uma dessas perguntas for positiva, já pode valer a pena ir para uma feira, mas analise bem, pois participar da feira certa é certeza de retorno para o seu negócio, seja retorno em vendas, em produção, em fornecimento, em compras, em contatos, tudo isso é possibilidade e oportunidade que a feira deve lhe proporcionar. Talvez uma determinada feira não esteja lhe oferecendo todas essas possibilidades, mas é importante dar atenção ao que uma feira pode lhe proporcionar e se for o que você precisa então pode valer a pena. conhecer as edições anteriores da feira, falar com quem já participou, são maneiras de saber o que pode acontecer lá.

  
      Algumas feiras, ou eventos popularmente chamados de feiras não tem como finalidade os negócios, porém querem agregar valor a esse eventos com a participação de empresas importantes.  Realmente, festas regionais em que participam grandes empresas ganham mais prestigio, mas prestigio para quem? Prestigio é o que sua empresa procura? Sim, prestigio é bom e é necessário, mas deve estar sendo prestigiada pelo seu público de interesse. portanto se a sua empresa esta com a disponibilidade financeira restrita e precisa aparecer e utilizar da estratégia de marketing que uma boa feira pode oferecer, então faça um estudo minucioso de feiras relacionadas ao seu ramo de negócio, escolha a que melhor pode lhe atender e INVISTA, vale a pena, porque evento é a melhor, mais dinâmica e versátil estratégia de marketing da atualidade. 

Audrey Baldez


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Feira

 "Iniciativa de uma ou várias empresas que se associam para divulgar e promover seus produtos, técnicas e serviços" (Britto e Fontes, 2006).

Eventos: Estratégia de Marketing

por Alessandra Azambuja*

    Nos dias atuais, uma época em que regras e ações são avaliadas a cada dia, o evento se posiciona, diante do mercado, como uma grande ferramenta de marketing, com poder para modificar comportamentos e ditar moda, transitando por todas as áreas socioeconômicas. Diariamente estamos em contato direto com eventos, através da mídia e os ambientes sociais e familiares. No entanto a maioria das pessoas tem em mente um conceito de evento bastante simplificado, e o vê simplesmente como sinônimo de festa e diversão, como uma atividade de entretenimento e lazer. Na realidade, podemos observar que dentro de um processo de realização e promoção de eventos pode existir muito mais que um simples momento de descontração e lazer. 

    

     Esta estratégia está sendo cada vez mais usada pelas empresas de consumo do país para se aproximar de seu público alvo a um custo menor quando comparado aos investimentos nos comerciais de televisão. Os eventos são complementos dentro da comunicação de uma empresa, é uma das únicas oportunidades de estar perto do público-alvo e ter resultados mais práticos em relação à publicidade. Dessa forma, um evento pode ser considerado um mix de ações promocionais, culturais e sociais, através das quais se atinge um determinado público, divulgando uma marca ou um produto, promovendo e potencializando suas vendas e, consequentemente, abrindo novos mercados.

 

     Um evento é uma seqüência de atividades, planejamento, programação e monitoramento voltados para um determinado público. Analisando o evento como um produto, podemos estabelecer critérios de planejamento para seu desenvolvimento, no qual devemos buscar respostas para perguntas específicas, tias como: Qual a característica marcante do evento? O evento tem potencial de mídia? Qual o público alvo? Qual o objetivo desse evento? Através das respostas a estas perguntas, podemos partir para um planejamento inicial de um evento.

*área de comunicação, marketing e eventos

Qual o papel de uma empresa de assessoria em eventos?

por Audrey Baldez*

      O que se espera de uma assessoria em eventos?

    Quando um cliente procura por assessoria para eventos muitas vezes pode imaginar que terá como opção contratar alguém para planejar e organizar um evento que, talvez, o cliente já tenha todo em mente. Mas o serviço de assessorar o cliente para chegar até a realização do evento é bem mais ampla.

    
    Geralmente o cliente que busca uma assessoria em evento não sabe tudo o que pode obter ou usufruir de um profissional que é preparado para pensar o evento. O cliente pode ser uma empresa que quer promover sua marca, seus produtos e/ou serviços, uma pessoa que queira se promover, um casamento que irá promover a felicidade da união de duas pessoas... Não importa qual seja a temática do evento ou o seu objetivo o que importa são as formas como serão colocadas, posicionada e executadas todas as possibilidades de estratégias que podem fazer parte de um determinado evento, de forma que o resultado esperado pelo cliente sejam alcançados. 


     Existe uma diversidade de tipos de eventos e de estratégias que podem ser utilizadas no mesmo evento e que devem ser pensadas atentamente uma a uma para que sejam usadas as que mais tiverem afinidades com a ocasião para melhor atender ao público-alvo e satisfazer a expectativa do cliente que contratou o serviço de assessoria.

    Portanto, assessorar eventos não é apenas planejar e organizar o evento, mas, antes disso, é pensar em quais ações terão o melhor efeito de forma que possam chegar ao ponto pretendido e sempre pensando em superar as expectativas, inclusive do próprio assessor do evento, pois a plena execução do eventos ou sucesso deste será a comprovação de que o trabalho foi executado com maestria.


    Quando se diz pensar o evento, quer dizer visualizar tudo o que pode ser feito tentando estar em contato com o que o cliente espera e mostrar a ele como e de que forma ele poderá alcançar o seu objetivo final através do evento e, sendo o assessor em eventos, um profissional experiente, preparado e focado para e assessorar eventos poderá ter uma visão que um outro empresário de outro setor ou área não terá e virá a ter esse auxilio, na realização do evento, com o assessor em eventos podendo, assim, ter uma visão mais ampla e diferenciada do que ele próprio estava imaginando, porém do prisma de um especialista em promover eventos.    
   
    Por isso, os serviços de um assessor em eventos começa na criação do evento, pensando e criando o evento como se o evento fosse para promover a ele próprio, e realmente o estará, pois o sucesso do evento assessorado por um profissional é sucesso para ele mesmo e sendo muito compensador para o cliente que o contrata, tendo como resultado um evento planejado, organizado e pensado para obter resultados que por serem buscados em um evento podem ser alcançados até mesmo no momento imediato ao evento. 


    Sendo assim, para poupar tempo, preocupação e inclusive dinheiro invista em um assessor de eventos, pois sendo alcançados os resultado provenientes do evento o retorno será imenso por serem imediatos e por serem resultados que continuarão vindo por muito tempo ainda depois do evento por ser lembrado pelos participantes e por ter uma grande repercussão, maior do que se forem utilizadas outras estratégias de marketing convencionais.


Audrey Baldez


*Graduada em Administração com Habilitação em Projetos e Empreendimentos Turísticos pela Universidade Regional Integrada do Alto Uruguai e das Missões - URI Campus de Santo Ângelo - RS e Diretora-proprietária da microempresa Audrey Baldez - Assessoria em Eventos.

Inovação não nasce pronta: Newton Pad e o Mouse

Por Paulo Ferreira*

Inovação não nasce pronta. Nem se pode esperar reconhecer o valor da ideia de imediato. Procurando inovação? Busque ideias estranhas, aquelas que não parecem realmente se encaixar, que tragam em si um mínimo de estranhamento.

O papel do estranhamento é fundamental: O pensamento altamente conformado e adaptado não cria nada radicalmente novo. Existe um papel para o estranhamento – ele nasce de uma ideia que é forte e segura na cabeça do autor, mas que aos demais parece ligeiramente fora de ordem. E nisso reside uma parte da dificuldade das empresas em embarcar na inovação.

As companhias procuram um vencedor óbvio – uma ideia que esteja pronta e redonda o suficiente para dar resultados imediatos. Ora, uma ideia assim quase nunca será inovadora de fato. 

Uma característica básica das ideias inovadoras é que elas se apresentam (pelo menos um pouco) à frente do seu tempo. Por isso ninguém pensou nelas ainda. E, também por isso, muitas vezes o ambiente não está totalmente pronto para recebê-las, sendo necessário, então, uma série de preparações e adaptações, muitas vezes requerendo que se amargue um erro para mais tarde chegar ao acerto.

Que as empresas não têm paciência de fazer, vítimas que são do imbecilizante olhar exclusivamente focado no resultado trimestral. Thequartercourse – A maldição do trimestre. E com isso jogam fora oportunidades de inovar.

O mouse, por exemplo, foi criado nos laboratórios experimentais da Xerox. Ficou lá, jogado num canto e relegado à pouca importância por muito tempo, até que Steve Jobs, numa visita ao laboratório, foi capaz de intuir um uso adequado para ele. O mouse, na visão da Xerox, era uma ideia insuficiente, que não resolvia e tinha sido abandonada. Uma empresa que mantinha todo um parque de laboratórios de inovação e pagava profissionais para isso não foi capaz de ver o potencial da invenção.

E quem se lembra do primeiro tablet colocado no mercado? Chamava-se Newton. E foi lançado pela… sim, pela Apple! E não funcionou, não vendeu nada e quase afundou a companhia. Mas foi o erro mais retumbante da Apple, que preparou terreno para seu grande acerto chamado… i-Pad. Anos depois. Vários anos depois. 

Como é que alguém faz isso, se tiver a totalidade da empresa focada no resultado do trimestre? A resposta é simples: não faz. Por isso tão poucas empresas fazem. Por isso apenas a Apple é a Apple. Porque tem um louco visionário que separa uma parte do seu pessoal e diz a eles: façam, criem e pesquisem. E garante que ninguém, nem mesmo o CEO, interfere no trabalho deles. 

Como? Pré-aprovando equipe e budget dedicado por uns cinco anos, sem permitir que qualquer pessoa, por CINCO ANOS, mexa na equipe ou no budget, não importa quais sejam os resultados.

Quantos mouses você acha que estão largados pelas empresas ao redor do mundo? Quantas empresas vão se permitir aprender com seus Newtons o suficiente para chegarem aos seus i-Pads?

* Paulo Ferreira é Diretor de Criação da Subway Link. Publicitário, escritor, roteirista, músico e compositor, fundador da consultoria Wasaby Innovation; é colaborador da HSM; Mundo do Marketing e Trendwatching; editor-contribuinte do All Music Guide.

Criatividade e inovação: O verdadeiro diferencial das empresas!

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Realizar palestras ajuda a captar clientes por Ari Lima

Nota: 

Lima fala de eventos direcionados para o seu público alvo especificamente, mas a ideia adapta-se a todo e qualquer segmento ou área profissional empresarial, organizacional e/ou institucional.

Audrey Baldez

A chance de estar diante de clientes em potencial abre grandes oportunidades de negócios

“A essência do posicionamento estratégico é escolher atividades diferentes daquelas dos concorrentes.” Michael Porter, considerado maior autoridade mundial em estratégias competitivas.

Um escritório de advocacia pode realizar diversas ações para conquistar cliente e promover sua marca, dentre elas, a realização de eventos. Estas iniciativas podem ser: reuniões com empresários e associados a entidades de classe, café da manhã com pessoas de negócios ou palestras informativas. Todas estas ações são importantes ferramentas de marketing jurídico e, além disto, a banca estará prestando relevantes serviços à sociedade. Apesar de ser uma ferramenta bastante eficaz e pouco onerosa, é rara a utilização deste expediente para captar clientes e promover a marca do escritório.

Imaginemos, por exemplo, a situação de uma banca de advocacia que esteja passando por uma fase de estagnação comercial: poucos clientes, poucos negócios, baixa lucratividade e nenhuma perspectiva de prosperidade imediata. Neste contexto, vamos supor que os sócios procurem uma associação comercial ou um sindicato e, conjuntamente, resolvam preparar uma palestra a ser apresentada aos membros desta organização sobre temas como: “Proteção patrimonial”, “Nova lei de falências”, “Como recuperar créditos fiscais pagos indevidamente”, ou outro assunto de interesse dos associados.

Ao ministrar esta palestra, os advogados estarão, de forma gratuita, prestando uma relevante contribuição àquela associação e a seus membros, mas também criando condições para disponibilizar seus serviços aos participantes do evento. Ao final da palestra os sócios poderão distribuir cartões de visita, folder, e apresentando os serviços do escritório aos participantes. O resultado, quase certo, é que após uma destas reuniões, várias oportunidades de negócios surgirão.

Existem diversos formatos de eventos, de acordo com os objetivos que se deseja alcançar, com o publico alvo e com a disponibilidade de recursos. Um planejamento bem feito será crucial para alcançar os objetivos propostos.

Passos essenciais para a realização de um evento de sucesso

· Escolha do público alvo – é necessário dirigir o evento ao foco de mercado do escritório. Por exemplo, uma banca especializada em direito tributário pode realizar uma palestra de “atualização tributária” dirigida a um grupo de escritórios de contabilidade, com o objetivo de desenvolver eventuais parcerias. Um escritório especializado em direito trabalhista, pode oferecer a palestra “Orientação para evitar problemas trabalhistas” a empresas de determinado setor econômico que tenham grande demanda nesta área.

· Defina um tema relevante a atrativo – a escolha do tema da palestra é fundamental para gerar interesse de participação. Por exemplo, se em um setor de atividade estiver ocorrendo grande numero de empresas com problemas financeiros ou falências, uma palestra sobre a “Nova lei das falências e recuperação de empresas” será de grande interesse.

· Busque parcerias para a realização do evento – muitos eventos podem ser realizados em parcerias com associações de bairros, associações comerciais, sindicatos, ONGs e outras instituições que podem contribuir com o fornecimento de espaço, com a estrutura e a divulgação.

· Defina um bom formato de evento – é possível realizar eventos em diversos formatos, dependendo dos objetivos e do público alvo. Por exemplo, pode-se promover uma rodada de negócios, um café da manhã executivo, uma mesa redonda para debater um tema, um treinamento de atualização, uma palestra informativa, um seminário, uma palestra “In Company”, ou outra modalidade de reunião. Este formato deve ser escolhido de acordo com os fatores acima mencionado, para que seu resultado seja mais satisfatório.

· Planeje o evento – Finalmente é preciso elaborar um plano completo prevendo todos os passos necessários ao sucesso do evento. Assim é necessário definir uma data estratégica, evitando dias e horários inadequados ou próximos a feriados, nomear responsáveis para cada uma das atividades, prever recursos e elaborar o cronograma de tarefas.

Preparação para o evento

Uma vez encaminhados os cinco passos anteriores, é necessária, agora, a preparação para o evento propriamente dito. É preciso definir quem será o palestrante ou palestrantes e preparar o material de apoio como slides, folhetos e fichas de avaliação. Uma boa preparação será fundamental para transformar o evento em oportunidade de negócios. Vamos analisar os principais pontos a serem observados:

· Apresentação de slides - o ideal é que a palestra ou reunião seja conduzida com o apoio de um equipamento multimídia, para apresentação de slides utilizando o “PowerPoint”. As lâminas devem conter apenas idéias chaves, tópicos e frases curtas, pois o seu objetivo é apenas destacar as idéias principais para a platéia e ajudar o palestrante na condução de seu raciocínio. É importante apresentar figuras, imagens e gráficos coloridos, para tornar a apresentação interessante e didática.

· Material a ser distribuído durante a palestra – não é aconselhável tentar vender qualquer produto ou serviço diretamente durante a apresentação da palestra. A captação de clientes e o surgimento de oportunidades deverá ocorrer através da distribuição de texto explicativo sobre as competências do escritório, de folder e de ficha de avaliação.

· Preparação do palestrante – Os profissionais que não possuam a experiência necessária para ministrar palestras ou conduzir reuniões, devem observar algumas dicas:

a. Comece ministrando palestra para grupos menores, para ir conquistando experiência e confiança com a prática.

b. Pratique a apresentação da palestra com outros membros do escritório ou com pessoas de confiança, para melhorar sua performance.

c. Procure conhecer bem o conteúdo que irá apresentar, pois este conhecimento passará segurança à platéia.

d. Apresente a palestra numa linguagem compatível com o nível cultural e intelectual do grupo que irá participar.

e. Evite formalismos e linguagem excessivamente técnica, pois a palestra deverá ser informativa, e o público presente, em geral, foi atraído por soluções e novidades sobre o tema.

Todas estas informações visam preparar o profissional para realizar um evento sobre temas relevantes para um publico alvo definido, de forma planejada. A palestra precisa ser interessante e levar uma mensagem que faça com que as pessoas percebam a vantagem de utilizar os serviços deste profissional para resolver seus eventuais problemas.

A observação criteriosa destas sugestões aumentará muito as chances de o evento se transformar, efetivamente, numa ótima oportunidade para captar clientes e promover a marca do escritório na sociedade.

Acreditamos que a realização de eventos, palestra, reuniões e outros encontros com seu público alvo, seja uma das mais eficazes ferramentas de marketing jurídico e podem gerar negócios em um prazo bem mais curto do que se possa imaginar.

Em nosso trabalho de consultoria, este é um dos pontos que trabalhamos com maior ênfase. Preparamos a banca para incorporar a realização de eventos, de forma sistemática e rotineira, às suas atividades para conquistar clientes, e os resultados alcançados têm sido bastante promissores.

Assim, sugerimos que está pratica seja estudada e implantada cada vez mais por escritórios de advocacia. Com isto, ganham os advogados, pois seu escritório irá prosperar mais rapidamente, e ganha a sociedade, uma vez que serão disponibilizadas novas ações de conscientização e informações para seus principais problemas.

Revista Jus Vigilantibus, Quarta-feira, 27 de janeiro de 2010

Pré-publicação na Revista Impacto

ORGANIZAÇÃO DE EVENTOS EMPRESARIAIS

    O empresário atual, voltado para seus públicos, procura estabelecer e manter clima de boa vontade entre as pessoas de seu interesse. Dentre os diversos meios que utiliza para isto, iremos abordar a organização de encontros sociais, formais ou não, visando à integração desses públicos com a empresa. Estas reuniões sociais, aqui denominadas de eventos, são acontecimentos que agrupam indivíduos, formal ou informalmente objetivando entre  outros fatos:

1 - comemorar datas importantes, tanto cívicas quanto de confraternização;

2 - integrar a empresa à comunidade;

3 - divulgar serviços ou produtos;

4 - fazer inaugurações de interesse público;

5 - lançar campanhas voltadas para a comunidade;

6 - recepcionar ou homenagear autoridades ou pessoas de destaque;

7 - prestigiar integrantes de seu público interno que tenham se destacado em alguma área;

8 - homenagear empregados que estejam se aposentando ou assumindo cargos relevantes;

9 - estabelecer clima de cordialidade e cooperação entre a empresa e os empregados, extensivo aos seus familiares;

10 - elevar a moral do publico interno;

11 - esclarecer ou corrigir informações erronias sobre as atividades e os objetivos da empresa.

    A importância desse encontros é reconhecida pelos executivos inteligentes, que os consideram não como gasto, mas como investimento importante para suas organizações e excelente instrumento de marketing, que envolve os indivíduos de modo positivo, aproximando-os entre si e com as empresas. Ao promover a participação dos públicos nas suas realizações, a organização cria de modo indireto, conceitos favoráveis e atrativos, atingindo o sentimento das pessoas, cativando-as e trazendo-as para o seu lado. 

Os fatos que pode gerar eventos são os mais diversos e cabe aos profissionais, em especial ao de Relações Públicas, utilizarem essas reuniões como instrumento para promover a instituição. 

Citaremos os mais comuns, o que significa que outros acontecimentos podem possibilitar a realização de eventos. 

Para público interno

1) dias de visita para as famílias dos empregados;

2) mostras e exposições de trabalhos artísticos feitos por empregados ou membros de suas famílias;

3) concursos;

4) competições esportivas;

5) lançamento de benefícios aos empregados ou à suas famílias, tais como bolsas de estudo ou cursos de aperfeiçoamento;

6) inauguração de clubes desportivos ou associações recreativa para empregados;

7) convenções internas;

8) datas especiais, tais como Dia das Mães, Dia dos Pais, Dias das Crianças, Natal, Ano Novo, Páscoa ou alguma outra data específica do calendário da empresa. 

Para público externo

1) visitação pública;

2) inauguração de interesse público;

3) comemoração de datas cívicas;

4) exposições (fixas e itinerantes);

5) concursos para o público externo;

6) organização e financiamentos de grupos artísticos e culturais;

7) adoção de praças e escolas;

8) patrocínio para clubes, hospitais e creches;

9) criação de movimentos ecológicos ou outros voltados para o bem da comunidade;

10) criação de cursos para alfabetização de adultos. 

    Ratificando o que já foi dito, estas indicações não esgotam possibilidades. Elas apenas buscam sugerir situações que podem ser exploradas em benefício de quem as promove, já que, quando bem planejados e executados, os eventos certamente propiciam bons dividendos. 

Fonte: Cerimonial para Executivos - Guia para execução e supervisão de eventos empresariais de Marina Martinez - Editora Sagra Luzzatto.

Secret@riando

Audrey Baldez